Wir alle nutzen mittlerweile täglich KI Prompts – sei es für die perfekte E-Mail an den unzuverlässigen Dienstleister oder das Protokoll der letzten Strategierunde. Aber Hand aufs Herz: Oft ist die erste Antwort der KI eher „na ja“ und wir müssen mühsam nachbessern.

Dabei entscheiden oft winzige Details beim Prompting KI darüber, ob die Software dir echte Arbeit abnimmt oder nur zusätzliche Korrektur-Schleifen erzeugt. Wir zeigen dir, wie du zum Profi für Prompts für ChatGPT und Co. wirst und welche Kniffe dein Office Management nachhaltig verändern.

Was ist ein Prompt und warum ist er so wichtig?

Bevor wir starten, kurz die Basis: Was ist ein Prompt? Einfach gesagt ist es der Befehl oder die Anweisung, die du einer KI gibst. Gutes KI Prompting ist wie das Delegieren an einen Praktikanten: Je klarer die Ansage, desto besser das Ergebnis.

Das Geheimnis: Die R-O-K-Formel für ChatGPT

Ein guter Prompt ist kein Zufall, sondern folgt meist einer klaren Logik. Nutze die R-O-K-Formel um zu prompten wie ein Profi:

  1. Rolle (Role): Sag der KI, wer sie sein soll (z. B. „Du bist ein erfahrener Office Manager“).

  2. Objekt/Aufgabe (Objective): Was genau ist das Ziel? (z. B. „Erstelle eine Agenda“).

  3. Kontext (Context): Wer ist die Zielgruppe? Welcher Tonfall? (z. B. „Schreibstil: direkt, professionell, für die Geschäftsführung in Berlin/DACH-Region“).

🧠 Office-Booster: 5 Prompt, die deinen Office Management Alltag sofort entlasten

Kopiere diese Chat GPT Prompts einfach an das Ende deines nächsten Befehls, um das Ergebnis sofort zu optimieren:

  • Die „Fehlersuche“: „Prüfe diesen Entwurf auf logische Lücken oder fehlende Infos, die ein Dienstleister benötigen könnte.“

  • Der „Diplomatie-Check“: „Formuliere diese Nachricht höflich, aber bestimmt (typisch Business-Deutsch), sodass die Dringlichkeit klar wird.“

  • Die „Zusammenfassung“: „Erstelle aus diesen Notizen eine Bullet-Point-Liste mit den 3 wichtigsten To-dos.“

  • Der „Struktur-Profi“: „Wandle diesen Text in eine übersichtliche Tabelle um, die ich direkt in Excel/Google Sheets kopieren kann.“

  • Rückfragen-Modus: „Stelle mir zwei Fragen, die du klären musst, um die Planung perfekt auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden.“

💡 Profi-Tipp: Der „Perspektiv-Wechsel“ beim Prompting

Wenn du ein wichtiges Konzept erstellt hast, lass die KI den „Advocatus Diaboli“ spielen: „Nimm die Rolle eines kritischen Kollegen ein. Lies diesen Entwurf und nenne mir drei Gründe, warum du zögern würdest.“ So wird dein Prompt Chat GPT zum echten Sparringspartner.

🔚 Prompt zum Ausprobieren: Der „Chaos-Sortierer“

Montagmorgen im Büro und der Berg ist zu hoch? Nutze die KI als deinen persönlichen Coach mit diesem Prompt KI-Template:

Rolle: Erfahrerner Office-Manager & Zeitmanagement-Experte. Kontext: Ich habe folgende Aufgaben: [LISTE DEINER TO-DOS]. Ich habe heute nur [X] Stunden Zeit ohne Meetings. Instruktion: Priorisiere die Aufgaben nach Dringlichkeit und Energieaufwand. Output: Erstelle mir einen realistischen Stundenplan inklusive 10 % Pufferzeit.

Viel Spaß beim Ausprobieren und Zeit sparen!

Euer GoodWorkVibes-Team

PS: Du willst, dass die KI nicht nur allgemein antwortet, sondern auf Basis deiner Firmendaten arbeitet? Dann schau dir unseren Artikel zu NotebookLM an – die perfekte Ergänzung zu diesen ChatGPT Prompts!